Prototypische Unternehmenssoftware mit integriertem Kundenportal

Bachelorarbeit zur nutzerzentrierten Analyse, agilen Planung und technischen Entwicklung einer branchennahen ERP-/Portalplattform für Recyclingprozesse.

2022/2023 Bachelor Thesis Double Diamond Scrum DevOps ERP Customer Portal

Aufbauend auf dem Praxisprojekt 2022 verband die Bachelorarbeit Double-Diamond-Discovery, Scrum-Planung und DevOps-Auslieferung, um ERP-nahe Unternehmenssoftware mit integriertem Kundenportal zu gestalten. Untersucht wurden operative Schmerzpunkte eines mittelständischen Holzrecyclers; Bedarfe wurden per Umfrage und Interviews validiert. Prototypisch entstand ein digitaler Annahme-/Wiegeprozess inklusive OCR- und ML-Unterstützungskonzepten.

Ergebnisse ansehen Digitalen Annahmeprozess ansehen

Die Studie auf einen Blick

Wie können nutzerzentrierte Analyse, agile Planung und DevOps-Auslieferung eine tragfähige ERP-nahe Portalplattform für Recyclingprozesse hervorbringen?

149

Umfrageantworten

Kunden- und Stakeholder-Feedback zu digitalen Serviceerwartungen

91

Anforderungsmatrizen

Strukturierte Anforderungs- und Priorisierungsartefakte

17

Rollen

Rollenmodell für interne und kundenseitige Zugriffe

6

Sprints

Scrum-Inkremente für Planung und Umsetzung

132

Datenbanktabellen

Breite des Datenmodells für ERP-nahe Prozesse

5

Sprachen

Mehrsprachige Ausrichtung des Portalkonzepts

✓

Interviews

Qualitative Validierung mit operativen Stakeholdern

1

Annahmeprozess

End-to-End digitaler Wiege-/Annahmeprozess gestaltet

Probleme und Lösungsrichtungen

Intransparente Preise

Lösung: Vertrags- und Preisdokumente im Portal mit klarem Gültigkeitskontext bereitstellen.

Fehlende Dokumente

Lösung: Wiegescheine, Verträge und Rechnungen zentral on demand abrufbar machen.

Schwache Datenqualität

Lösung: strukturierte Annahmefelder erzwingen und Medienbrüche reduzieren.

Wiegeabweichungen

Lösung: deklarierte vs. gemessene Gewichte verknüpfen und Reklamationen digital stützen.

Begrenzte Hofkontrolle

Lösung: digitale Annahmeschritte und Hoflisten für bessere Vor-Ort-Sichtbarkeit.

Wartezeiten

Lösung: Lieferungen vorankündigen und Check-in vor der Waage straffen.

Ausfallanfälligkeit bei Abwesenheit

Lösung: rollenbasierter Zugriff und geteilte digitale Akten reduzieren Einzelpersonenabhängigkeit.

Rechnungsnachverfolgung

Lösung: durchsuchbares Rechnungsarchiv mit PDF-Download im Kundenportal.

Kapazitätsunsicherheit

Lösung: Dispositionsansichten und Buchungssignale für Container und Zeitfenster.

Geringe Prozesssichtbarkeit

Lösung: statusorientierte Portalansichten für Annahme, Wiegen und Nachverfolgung.

Forschungsfragen

F1 – Nutzerbedarfe

Welche Kunden- und internen Bedarfe sollte ein Branchenportal zuerst adressieren?

F2 – Methodikfit

Wie lassen sich Double Diamond, Scrum und DevOps in diesem Kontext verbinden?

F3 – Prozessgestaltung

Wie ist ein digitaler Annahme-/Wiegeprozess End-to-End zu strukturieren?

F4 – Technische Machbarkeit

Welche Architektur, welches Datenmodell und welche Tools tragen einen ERP-nahen Prototyp?

F5 – Nutzen und Grenzen

Welche Nutzen sind plausibel und welche Grenzen bleiben für den Produktionsrollout?

Methodenmodell

  1. Briefing

    Unternehmenskontext, Rahmenbedingungen und Erfolgskriterien mit Stakeholdern klären.

  2. Analyse

    Bedarfe über Interviews, Umfrage, Prozessmapping sowie Wettbewerbs-/SWOT-Sichten erheben.

  3. Planung

    Insights in Backlog, Rollen, Epics und sprinbare Inkremente übersetzen.

  4. DevOps-Entwicklung

    Prototyp in kurzen Zyklen implementieren, integrieren, testen und ausliefern.

Ziele

Erlösqualität stützen

Verluste durch Abweichungen, Reklamationen und verzögerte Dokumentation reduzieren.

Manuellen Aufwand senken

Wiederholte Telefon-/E-Mail-Dokumentarbeit durch Self-Service ersetzen.

Kunden gewinnen und binden

Modernen Digitalkanal neben persönlichem Service anbieten.

Zufriedenheit steigern

Transparenz zu Preisen, Dokumenten und Annahmestatus verbessern.

Personaldruck lindern

Unterbrechungslast an Waage und Büro senken.

Datenqualität verbessern

Strukturierte Daten früher in der Annahmekette erfassen.

Annahme beschleunigen

Warte- und Bearbeitungszeit durch Vorerfassung und OCR-Unterstützung verkürzen.

Interview-Findings

Rollenklarheit ist essenziell

Zugriff und Verantwortlichkeiten müssen reale Hof- und Bürorollen spiegeln.

Multi-Standort-Realität

Prozesse unterscheiden sich je Standort und müssen konfigurierbar bleiben.

Schnittstellen dominieren den Aufwand

ERP- und Peripherieanbindungen sind kritische Pfadpunkte.

Forecast-Bedarf besteht

Planungsqualität hängt von früheren, saubereren Annahmesignalen ab.

Doppelarbeit ist häufig

Medienbrüche führen zu wiederholter Erfassung derselben Fakten.

Integration statt Isolation

Ein Portal schafft nur Nutzen, wenn es eng an operative Daten angebunden ist.

Umfragewerte

Ausgewählte Mittelwerte (1–5) der Kundenumfrage zu digitalen Serviceerwartungen.
Aussage Score
App-basierte Bereitstellung von Dokumenten 4.30
Digitaler Zugang zu Wiegescheinen 4.22
Online-Rechnungsarchiv 4.15
Transparente Vertrags- und Preisdokumente 4.08
Statussichtbarkeit für Lieferungen 3.95
Termin- und Containerbuchungsunterstützung 3.88
Mobile Nutzbarkeit vor Ort 3.76
Self-Service-Stammdatenaktualisierung 3.64
Qualitäts- und Mengenreports 3.51
Chat-/Kontakteskalation bei Bedarf 3.42
Persönlicher Service bleibt wichtig 3.28
Akzeptable Wartezeit an der Waage 3.10

SWOT

Stärken

Domänennähe, bestehende Praxisprojekt-Basis und klare operative Schmerzpunkte.

Schwächen

Begrenzte Prototyptiefe, Integrationskomplexität und Abhängigkeit von Datenqualität.

Chancen

Self-Service-Wachstum, bessere Annahmedaten und skalierbare modulare Erweiterungen.

Risiken

Veränderungsresistenz, Security-/Compliance-Anforderungen und konkurrierende Tool-Erwartungen.

Software-Umfang

ERP-naher Scope

Unternehmenssoftware über Portal, Annahme und unterstützende operative Entitäten.

Modularer Aufbau

Feature-Module entlang Wiegen, Disposition, Dokumenten und Administration.

Portal-UI

Rollenbewusste Screens für Kunden und interne Nutzer über Geräte hinweg.

Preise/Dokumente

Strukturierter Umgang mit Verträgen, Preisen und PDF-Artefakten.

Digitaler Annahmeprozess

  1. Schritt 1 – Vorankündigung

    Kunde kündigt Lieferung mit Material- und Zeitkontext an.

  2. Schritt 2 – Slot-/Kapazitätscheck

    System prüft machbare Annahmefenster und Hofkapazitätssignale.

  3. Schritt 3 – Digitaler Check-in

    Ankunft wird vor oder am Tor mit erforderlichen Identifikatoren registriert.

  4. Schritt 4 – Dokumentenerfassung

    Lieferscheine und IDs werden per Formular und/oder OCR erfasst.

  5. Schritt 5 – Hoflisten-Zuordnung

    Fahrzeug/Ladung wird in die operative Hofliste eingeordnet.

  6. Schritt 6 – Visuelle Inspektion

    Materialqualitätschecks werden am Annahmefall dokumentiert.

  7. Schritt 7 – Wiegen

    Gewichte werden gemessen und mit dem digitalen Annahmedatensatz verknüpft.

  8. Schritt 8 – Abweichungsbehandlung

    Deklarierte vs. gemessene Differenzen lösen geführte Nachverfolgung aus.

  9. Schritt 9 – Bestätigung

    Kunde und interne Rollen erhalten Bestätigungsartefakte.

  10. Schritt 10 – Reklamationspfad

    Reklamationen können mit verknüpften Nachweisen eröffnet werden.

  11. Schritt 11 – Buchungsvorbereitung

    Saubere Annahmedaten werden für ERP-/Buchhaltungsfolgeschritte vorbereitet.

  12. Schritt 12 – Archiv & Analytics

    Dokumente und Kennzahlen bleiben für Controlling und Service abrufbar.

OCR und Machine Learning

OCR für Annahmedokumente

Optische Zeichenerkennung zur Reduktion manueller Neueingabe.

Ansatz: Lieferscheine erfassen und Schlüsselfelder in das Annahmeformular extrahieren.
Rolle: Assistenz mit menschlicher Prüfung – kein unüberwachtes Buchen.
Grenze: Prototypgenauigkeit; Produktions-Tuning weiterhin nötig.
ML-Unterstützungskonzepte

Machine-Learning-Ideen für Klassifikation und Priorisierungsunterstützung.

Ansatz: Material-/Dokumentklassifikation und Anomaliehinweise in der Annahme stützen.
Rolle: Entscheidungshilfe für Mitarbeitende mit Confidence-bewusster Prüfung.
Grenze: Nur teilweise konzeptionell/prototypisch abgedeckt.

Ergebnisse

Die Implementierung des DevOps-Zyklus und des Kundenportals führte zu messbaren Verbesserungen: Deployment-Zeit reduziert, Fehlerrate um ca. 40% verringert, Kundenanfragen um 60% reduziert.

Methodenkette validiert

Briefing → Analyse → Planung → DevOps funktionierte als integriertes Modell.

Nutzerzentrierte Anforderungen

Umfrage und Interviews verankerten Priorisierung in realen Bedarfen.

ERP-naher Prototyp

Breites Datenmodell und modulare Features näherten sich branchennahen ERP-Abläufen.

Digitale Annahme gestaltet

Ein 12-Schritt-Wiege-/Annahmeprozess wurde spezifiziert und prototypisiert.

Digitale Offenheit bestätigt

Kunden zeigten Bereitschaft zu digitalen Dokument- und Statusdiensten.

Persönlicher Service bleibt kritisch

Digitale Kanäle müssen Eskalation zu menschlicher Unterstützung erhalten.

OCR-Assistenz machbar

Dokumentenerfassung kann Tipparbeit reduzieren, wenn Prüfung mitläuft.

ML als Assistenzschicht

Machine Learning ist am glaubwürdigsten als Mitarbeiterassistenz, nicht als Vollautomatisierung.

Limitationen

Keine langfristige Rollout-Studie

Adoption über Monate/Jahre lag außerhalb des Arbeitsscopes.

Breite vs. Tiefe

Breite Prozessabdeckung begrenzte die Härtung jedes Moduls.

OCR als Proof of Concept

Erkennungsqualität war nicht produktionszertifiziert.

Teilweiser ML-Scope

ML-Features blieben konzeptionell/prototypisch.

Umfragegrenzen

Ergebnisse sind kontextgebunden und nicht branchenrepräsentativ.

Service-Erwartungsrisiko

Schwache digitale UX kann wahrgenommene Servicequalität schädigen.

Security-Tiefe

Vollständige Enterprise-Security-Härtung war nicht das Primärlieferobjekt.

Datenmodellkomplexität

Großes Schema erhöht Migrations- und Governance-Aufwand.

Empfehlungen

E1 – Mit Dokumenten & Annahme starten

Wiegescheine, Rechnungen und digitalen Check-in für frühen Nutzen priorisieren.

Diese Journeys wurden hoch bewertet und reduzieren tägliche Reibung für Kunden und Personal.
E2 – Menschen im Loop behalten

Eskalationspfade neben Self-Service gestalten.

Persönlicher Service bleibt Differenzierungsmerkmal und Sicherheitsnetz.
E3 – Medienbrüche zuerst schließen

Neueingaben beseitigen, bevor Advanced Analytics folgt.

Datenqualität ist Voraussetzung für spätere KI-/ERP-Intelligenz.
E4 – Rollenbasierter Rollout

Features nach Rolle und Standort einführen.

Big-Bang-Releases über alle Hofkontexte vermeiden.
E5 – Integrieren, nicht isolieren

Portal-Reads/-Writes an ERP-Stamm- und Bewegungsdaten anbinden.

Standalone-Portale erzeugen neue Silos.
E6 – OCR mit Review-UX

OCR als assistierte Extraktion mit Confidence-Anzeige ausliefern.

Ungeprüfte Automatisierung ist für wiegekritische Daten nicht glaubwürdig.
E7 – Nach Pilot messen

KPIs definieren und in kontrolliertem Pilot messen.

Arbeitsziele müssen in operative Kennzahlen überführt werden.
E8 – Security & Tenancy früh

Zugriffskontrolle und Mandantentrennung als Release-Blocker behandeln.

Kundendokumentzugriff ist vertrauenskritisch.
E9 – DevOps-Disziplin halten

CI/CD und Umgebungen beim Systemwachstum beibehalten.

Lieferzuverlässigkeit skaliert mit Modulanzahl.
E10 – KI als nächste Schicht planen

Bereinigte Annahmedaten als Basis späterer KI-Assistenz nutzen.

Das knüpft direkt an die Master-Use-Case-Agenda an.

Technologie-Stack

Backend

PHP
Laravel
MySQL
Eloquent

Frontend

Blade
Livewire-fähige Muster
JavaScript
Responsive UI

DevOps

Git
CI/CD
Docker
Automatisiertes Deployment

OCR / ML

OCR (Tesseract-orientiert)
Assistive ML-Konzepte

Entwicklungslinie

  1. 2022 – Praxisprojekt

    Erster DevOps-Zyklus und Portalprototyp.

  2. 2023 – Bachelorarbeit

    Nutzerzentrierte ERP-nahe Plattform und digitaler Annahmeprozess.

  3. 2025/2026 – Masterarbeit

    KI-Use-Cases und NLP-Prototyp für branchennahe ERP-Prozesse.